La automatización robótica de procesos (RPA)
Actualmente hablamos de Automatización Robótica de Procesos (Robotic Process Automation -RPA) en Colombia como un método de automatizar procesos principalmente transaccionales, basados en reglas específicas. En este caso, no hablamos de un robot físico como el que se instala en una línea de manufactura, sino nos referimos a un software que aprende de un usuario de negocio y lo asiste con tareas relativamente sencillas. Utiliza reglas lógicas pre-construidas para entregar resultados. Está conformado por macros con capacidad de realizar múltiples funciones a través de múltiples plataformas.
Es una herramienta flexible, construida de tal forma que permite adaptarse a los procesos actuales de cada empresa, funciona al interactuar e imitar a los seres humanos que ejecutan el proceso. Cuenta con las siguientes partes para llevar a cabo sus tareas:
- Automatización Robótica de Procesos (Robotic Process Automation -RPA), bot, es un software que puede ejecutar tareas repetitivas, como también programas de Machine y Deep Learning. Se programa mediante un lenguaje de programación sencillo o bien, cuenta con una opción para grabar las acciones de un usuario, como lo son el copiar, pegar o realizar consultas a bases de datos, para luego ejecutarlas con base en un calendario establecido.
- Cuenta con una interfaz de sistema el cual se integra a la interfaz gráfica de cada usuario facilitando la posibilidad de obtener retroalimentación rápida, sin comprometer la infraestructura de TI.
- El cliente de RPA puede ser instalado en la computadora de cada usuario o en ambientes virtuales, lo cual permite flexibilidad para desplegar robots sobre los equipos (laptops, PC, Etc.) o en máquinas virtuales que generan un ahorro en costos de hardware.
- Tiene software compatible con una diversa cantidad de plataformas. Por lo general RPA tiene los mismos accesos al sistema que un ser humano.
Procesos susceptibles a automatización
las plataformas de RPA rinden mayor provecho cuando se aplican a los siguientes tres tipos de procesos:
• Procesos específicos: Son aquellos procesos transaccionales que forman parte de una función más grande dentro de la empresa, los cuales son sencillos y repetitivos. Un ejemplo puede ser la recepción de facturas dentro de Cuentas por Pagar. En este caso, se utilizan bots individuales para cargar la información de la factura al sistema, así como calendarizar el pago de acuerdo a reglas predeterminadas. Para procesos específicos, las plataformas de RPA pueden generar rápida reducción de costos y procesos que se ejecutan siempre de la misma forma. Este tipo de procesos se pueden identificar en los casos en los que haya muchos empleados trabajando en hojas de cálculo, buscando o validando información; o si se trabaja con un sistema complejo.
• Procesos multi-funcionales: Son procesos similares que se ejecutan a través de múltiples funciones en una organización, por ejemplo, el realizar conciliaciones bancarias y conciliaciones de facturas, requeridas para el cierre mensual/anual en una empresa. En este caso, se emplean bots coordinados que realizan actividades comunes para procesos. Esto permite que se pueda llevar a cabo el rediseño de los procesos actuales y a mejorar la eficiencia. Este tipo de procesos se pueden identificar por el uso de datos no estructurados, procesos que requieren conciliación de datos o si hay múltiples subprocesos en los que se ejecuta la misma tarea.
• Procesos Punta a Punta: Aquí se refiere a procesos completos que se llevan a cabo a través de múltiples áreas, como lo es el proceso de Compra a Pago. En este caso los bots son integrados dentro de todas las etapas del proceso y a través de múltiples funciones; lo cual permite la re-ingeniería de procesos utilizando componentes comunes y la coordinación de procesos punta a punta. Este tipo de procesos se puede identificar por su involucramiento de múltiples funciones, que pasan información entre sí.
Integración de RPA en una empresa en Colombia
Para poder implementar un RPA dentro de las funciones de negocio, las organizaciones deberán adaptar tanto su estructura tecnológica como su estructura humana. Deben modificar los roles actuales y adoptar e implementar nuevos. En términos de organización, es necesario contar con 5 actores que permitirán obtener los mejores resultados:
- Desarrolladores de procesos que indiquen las tareas que debe desarrollar el RPA
- Un gestor de robots que asigne y monitoree tareas
- El robot que es el software instalado en el ambiente de trabajo e interactúa directamente con las aplicaciones del negocio.
- Los usuarios son aquellos que resuelven las incidencias o situaciones que el robot escala
- La aplicación o plataforma mediante la cual el robot interactúa con el usuario.
Aplicación
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Beneficios
Adicional a la posibilidad de agregar controles y de incrementar la eficiencia de los procesos, hay otros beneficios que pueden ser asociados con RPA: la estandarización, la optimización del tiempo de entrega con un bajo costo de implementación la reducción del periodo de ROI. Esto abre las puertas a que se utilice el “insourcing” en los procesos, lo cual otorga mayor control sobre el modelo de entrega de servicios, mejora la calidad y consistencia de los datos lo cual deriva en mejoras de “analytics” y en ingresos.
Utilizar RPA es seguro ya que las actividades ejecutadas por un robot pueden ser monitoreadas y grabadas, lo cual genera información valiosa que se puede utilizar para mejorar los procesos o atender requerimientos de auditorías. Los robots ejecutan tareas de forma precisa lo cual incrementa la capacidad y la productividad. La automatización de procesos permite liberar tiempo de talento humano para que puedan obtener nuevas habilidades e incrementar la eminencia de un negocio.
